Le Festival de Néoules : un modèle économique 100% bénévole

Le festival de Néoules, festival de musiques actuelles et du monde organisé par l’association Châteaulin Chemins Pluriels dans la commune de Néoules depuis maintenant 30 ans, a la particularité de n’être composé que de bénévoles, hormis les techniciens plateaux.

Etant le plus vieux festival du Var, le festival de Néoules a su durant toutes ces années pérenniser ce modèle économique bien particulier en fidélisant non seulement son public mais également les nombreux bénévoles nécessaires pour son bon fonctionnement. 

En effet, ce ne sont pas moins de 130 bénévoles qui œuvrent ensemble pour organiser et animer ce festival : le conseil d’administration en compte déjà une dizaine, puis une quarantaine participent durant l’année à la préparation du festival rejoint par près de 80 volontaires pendant la période d’exploitation.

Les missions proposées sont multiples : du catering (restauration pour les artistes et les bénévoles) au backline (équipe s’occupant des changements de plateaux) en passant par la sécurité, les transports des artistes, la brigade verte qui veille à la propreté du site, le bar, la décoration, le merchandising, les loges, le montage et le démontage du site, l’électricité, la billetterie, le camping.

Afin de permettre aux adhérents et bénévoles de jouer un vrai rôle dans la vie de l’association, cette dernière a décidé de modifier ses statuts pour devenir une association collégiale qui ne comprend donc pas de dirigeants et met tous ses membres à égalité.

Les Outils

Le site du festival dispose d’une page dédiée regroupant toutes les informations pratiques à destination des bénévoles:

  • Un formulaire d’engagement, adapté selon l’ancienneté du bénévole, permettant de mieux connaitre les candidats.
  • Un guide des bénévolescomprenant les droits et règles à respecter, les différentes missions proposées, les plannings pré et post festival.
  • Un descriptif des postes à pourvoir avec les missions et responsabilités afférentes, les horaires et capacités/compétences liées à la mission.

Le festival organise également toute l’année des concerts, permettant ainsi aux bénévoles d’expérimenter les différentes fonctions nécessaire à l’organisation

Chaque responsable de pôle rédige également des fiches de poste incluant les informations nécessaires au bon déroulement du festival, y compris sur les repas et boissons destinés aux bénévoles.

Depuis la crise du Covid, qui a eu un impact sur l’engagement et la motivation des bénévoles, le festival de Néoules recrute également via des sites spécialisés comme jeveuxaider.gouv.

Des bénévoles mobilisés et accompagnés sur le long terme

Tout au long de l’année, plusieurs réunions sont programmées avec les bénévoles à visée informative, mais aussi de partage et de cohésion avec des jeux et concerts privés.  

Le festival étant dans une démarche d’économie circulaire et n’utilisant que des matériaux de récupération, des ateliers sont aussi organisés avec les bénévoles pour la construction et l’élaboration des décors, scénographies et espaces d’accueil..

Engagé depuis longtemps dans l’éco-responsabilité et membre du COFEES depuis plus d’un an, le festival va proposer de nouveaux ateliers sur la Responsabilité Sociétale des Entreprises (RSE) afin de mobiliser et mettre à niveau toutes les équipes.

Pour favoriser les échanges et le partage d’expériences, le festival a créé une page Facebook réservée aux bénévoles, et une gazette leur permet de suivre l’évolution de l’organisation.

Enfin, des places pour des concerts extérieurs sont offertes aux bénévoles grâce à des partenariats avec des boites de production.

Pendant le festival

Les organisateurs ont aménagé toute une zone ombragée réservée aux bénévoles jouxtant l’espace scénique, avec toilettes, douches, restauration et camping.  Unresponsable bénévolat accueille chaque bénévole à l’entrée de cet espace  donner les informations pratiques, plannings et trombinoscope, ainsi qu’un sac contenant des tee-shirts « staff » et des bons de réduction pour le marché artisan.

Répartis par équipe, les bénévoles, qui débutent leur journée vers 10/11h, travaillent en binôme afin de permettre une alternance et gèrent eux-mêmes leur temps de pause. Chaque soir se tient une réunion de bilan de la journée et de briefing sur le programme du lendemain, suivi d’un repas convivial.  

Après l’issue du festival, l’association organise une réunion de débriefing sur les points positifs et à travailler. A cette occasion, lors d’un repas convivial est programmé soit un concert privé soit une soirée à thème avec par exemple, la remise de trophées humoristiques.

Entretien avec Valérie Poirrier, administratrice déléguée à la gestion financière

Quels sont les profils des bénévoles, leurs métiers, leurs tranches d’âge… ?

Tous les profils sont les bienvenus. Tous les âges également, nous demandons juste une autorisation parentale pour les mineurs non accompagnés. Tout le monde par ses expériences personnelles ou professionnelles peut apporter sa pierre à l’édifice

Quels profils priviligiez-vous ? Comment les « sélectionnez-vous » ?

Nous n’avons pas d’attente. Nous souhaitons juste des bénévoles qui veulent s’investir dans une belle aventure autour de la culture.

Nous demandons un engagement de 5 jours minimum. Suite à des problèmes lors d’une édition précédente, nous demandons un chèque de caution à hauteur d’un PASS 3jours (non encaissé). En général, ceux qui ne sont pas sérieux se désistent d’eux-mêmes suite à cette clause.

Quels moyens de « recrutement » utilisez-vous ?

Annonces sur les réseaux sociaux, bouche à oreille, partenariat avec les missions locales, annonces lors des interviews radio, mise en avant dans l’édition spéciale Festivals du magazine Cité des Arts (20 000 exemplaires).

Quelles est la période d’ouverture des recrutements ?

L’ouverture se fait en générale à partir de février jusqu’au premier jour du Festival

Quelles difficultés avez-vous pu rencontrer avec ce modèle économique et ce statut d’association collégiale ? Avec la gestion des bénévoles ?

Il y a eu des difficultés rencontrées au démarrage de ce nouveau statut comme les formulaires de demandes de subventions qui sont sur le modèle classique d’une association. Ainsi que les craintes de la Mairie face à un nouveau système de fonctionnement avec plusieurs interlocuteurs (mise en place d’un organigramme pour le conseil d’administration).

Chaque membre a une mission dédiée, nous nous présentons en parlant de notre mission. Nous communiquons beaucoup au niveau du conseil d’administration. L’intérêt est que chaque bénévole peut s’investir hors conseil d’administration à hauteur du temps qu’il souhaite dédier à l’association. Cela lui permet aussi de découvrir la préparation en amont du festival.

Quels développements ou améliorations envisagez-vous pour l’avenir ?

Une vraie mise en place de commission avec des taches bien spécifiques : prévention et égalité homme/femme, démarche éco-responsable…

Quels conseils donneriez-vous à des festivals ou structures culturelles qui souhaitent développer le même type de projet ?

Le projet d’une collégiale doit se travailler en amont avec ses adhérents et ses bénévoles ; la communication est importante pour sa mise en place que ce soit avant ou après.

Laisser essayer aussi est important, tout le monde doit avoir sa chance.

Mais une fois que la mise en place est faite nous découvrons chaque jour de nouveaux bénévoles qui souhaitent s’investir mais qui n’osaient pas forcément le dire.