L’équipe du COFEES s’agrandit : nous recherchons notre futur·e chargé·e d’administration ! Retrouvez ci-dessous toutes les infos sur le poste et le profil recherché.
Le COFEES, Collectif des festivals éco-responsables et solidaires, fédère les festivals et structures culturelles de la région Sud engagés dans des démarches de responsabilité sociétale. Proposant des actions innovantes et concrètes, le Collectif s’appuie sur quatre grands principes : la transmission et le partage d’expériences ; la mutualisation des moyens et ressources ; la transversalité et la collaboration avec les acteurs territoriaux ; enfin, la prise en compte des spécificités et politiques locales. Pour répondre à cette ambition, le COFEES conçoit des outils et publications, organise des formations et anime des ateliers thématiques. Il accompagne aussi bien ses festivals membres que des collectivités et collabore avec des réseaux nationaux et institutions publiques.
Situation du poste
- Dans la structure : membre d’une équipe de trois personnes.
- Sous la responsabilité de la Responsable RSE et en relation directe avec la Responsable Développement et animation du réseau.
Description du poste
Missions générales
- Contribuer à la mise en œuvre et au développement du projet associatif en cohérence avec les orientations et décisions du Conseil d’Administration et dans le respect des valeurs de la RSE
- Assurer la gestion administrative, juridique et financière de l’association
- Coordonner les moyens nécessaires à la réalisation des diverses actions et activités de l’association dans le respect des textes en vigueur, des attentes des adhérents et des partenaires
Mission 1 : Gestion administrative, juridique et financière (75%)
Animation de la gouvernance :
- Organisation des réunions du bureau, du CA, et de l’AG (préparation des rapports, convocations, émargements, rédaction des PV…)
- Gestion des déclarations légales et pièces juridiques
- Gestion et suivi des adhésions
Gestion financière :
- Suivis comptable et budgétaire de l’activité en lien avec l’expert-comptable, la responsable RSE et le trésorier
- Facturations, négociations des devis, rédaction de supports contractuels, mise en paiement, établissement de factures, contrôle de la trésorerie
- Recherche de financements (veille sur les dispositifs, complétude des dossiers, relances, prospections, rédaction des rapports d’activités…)
Gestion administrative :
- Suivis administratif, juridique et social (déclarations diverses, conventionnements, partenariats, secrétariat…)
- Gestion RH : coordination de la paie avec l’expert comptable, relations aux organismes sociaux (médecine du travail, URSSAF, mutuelle…), suivi des formations, gestion des titres restaurants, frais de mission…
Mission 2 : Logistique (25%)
- Recherche de lieux, prestataires et partenaires pour les activités du collectif
- Gestion des participants et intervenants : inscriptions, accueil, installations techniques
- Gestion du fonctionnement des locaux de l’association : entretien, matériels, relations bailleur, assurances, divers abonnements
- Gestion des matériels mis à disposition des membres (gilets vibrants…)
Compétences requises
- (S) : Sensibilisation (connaissance des enjeux principaux)
- (A) : Application (mise en œuvre d’une procédure simple)
- (M) : Mise en œuvre de procédures complexes
- (E) : Expertise (modification ou création d’une procédure)
Savoirs, connaissances théoriques
- Connaissance en matière de développement durable et de RSE/RSO (A)
- Coordination et gestion de projet (M)
- Organisation et fonctionnement des festivals et des événementiels (S)
- Connaissance des acteurs locaux (institutions, collectivités, réseaux culturels ou environnementaux) (E)
- Connaissance des politiques publiques (culturelles et développement durable) et des fonctionnements institutionnels (M)
- Établir et suivre un budget (E)
- Administration juridique et financière d’association (E)
Savoir faire, être capable de
- Travailler en équipe : exprimer les objectifs opérationnels à atteindre, assurer leur suivi et les échéances fixées, établir et gérer un planning (E)
- Animation de projet/d’équipe : mener une réunion, animer une rencontre, transmettre des informations, synthétiser des données (M)
- Travailler en réseau : amener à la construction collective de solutions, coordonner les intervenants sur un projet (S)
- Être en veille pour être en capacité de proposer des solutions innovantes (A)
- Savoir utiliser les logiciels de bureautique (E)
- Être mobile sur le territoire PACA (S)
Savoir être, qualités nécessaires à la tenue du poste
- Sens du contact, qualités relationnelles, ouverture d’esprit (E)
- Force de propositions, autonomie (E)
- Aptitude à gérer le temps, stress , rigueur (E)
- Capacité à faire preuve de pédagogie et de diplomatie (E)
- Capacité d’adaptation à une diversité d’environnements, d’interlocuteur·rices (E)
- Capacité à motiver des partenaires, partager la vision d’un projet, ses valeurs (E)
Conditions de travail
- Salaire brut mensuel : Technicien Agent de maîtrise Groupe 5 de la convention Syndeac
- Prise de fonction souhaitée : 9 septembre 2024
- Temps de travail : 35h / semaine
- Avantages sociaux : tickets restaurants + mutuelle santé + prise en charge à 50% des abonnements transports en commun
- Affectation géographique : 11 cours Gambetta 13100 Aix-en-Provence et télétravail (1 jour/semaine)
- Matériel à disposition : téléphone, ordinateur, logiciels
Étapes du recrutement
- Candidatures (CV + lettre de motivation) à adresser à Céline Guingand (c.guingand[a]cofees.fr)
- Date limite de candidature : vendredi 19 juillet 2024
- Entretiens en présentiel à Aix-en-Provence : mercredi 31 juillet 2024